E-Defter Nedir? Zorunluluk ve Saklama Yükümlülükleri

E-Defter Nedir?

E-Defter, yasal olarak tutulması zorunlu olan yevmiye defteri ve büyük defterin (defter-i kebir) kağıt yerine elektronik ortamda, GİB standartlarına uygun olarak tutulması ve saklanmasıdır. E-dönüşümün e-fatura ile birlikte en önemli ayaklarından biridir.

Kimler E-Defter Tutmak Zorunda?

• E-fatura kapsamına giren (ciro limitini aşan) mükelleflerin önemli kısmı
• Bağımsız denetime tabi şirketler
• Belirli sektör ve büyüklükteki mükellefler

Kapsam GİB tarafından her yıl güncellenir; zorunlu olmasanız da gönüllü geçebilirsiniz. Güncel durumu mali müşavirinizle teyit etmeniz önerilir.

E-Defter Nasıl Çalışır?

1. Muhasebe kayıtları yevmiye ve kebir olarak elektronik oluşturulur
2. Defterler GİB formatında (XML) hazırlanır
3. Mali mühür/e-imza ile imzalanır
4. Berat oluşturulur ve GİB'e yüklenir (defterin onaylı özeti)
5. Defter ve beratlar yasal süre boyunca güvenli saklanır

Saklama Yükümlülüğü

• E-defter dosyaları ve beratlar yasal süre boyunca saklanmalı
• Veri kaybına karşı yedekli ve güvenli ortamda tutulmalı
• Denetimde ibraz edilebilir olmalı
• Bu yüzden güvenli yedekleme (NAS + bulut) altyapısı önemlidir

E-Fatura ve E-Defter İlişkisi

E-fatura faturalarınızı, e-defter ise muhasebe defterlerinizi dijitalleştirir. Genellikle e-fatura zorunluluğuyla birlikte e-defter zorunluluğu da gelir. İkisi birlikte tam bir dijital muhasebe altyapısı oluşturur.

ETeknoloji E-Dönüşüm Desteği

E-Fatura, E-Arşiv, E-İrsaliye ve KEP süreçlerinizi tek çatı altında kuruyoruz; e-defter sürecinizde gereken mali mühür, güvenli saklama ve yedekleme altyapısını sağlıyoruz. Mali müşavirinizle uyumlu, sorunsuz dijital geçiş sunuyoruz.